導入企業事例

システムによる工程、
品質の一括管理へ
業務時間の大幅な削減に成功

システム構築の最初のきっかけは母が繁忙期の月末に行なっていた給与明細の作成業務の軽減でした。多くの取引先は月初、若しくはその取引先が定める締め日直後の納品を希望されます。当社にとってはまさに書き入れ時であり生産キャパも最大を迎えます。その際に帳簿の突き合わせや請求書作成といった製造とは直接関係の無い作業に半日を要しておりました。その負担は非常に大きく、お客様をお待たせする等の不具合に繋がりかねない状態でした。そこでシステム導入を検討しました。
 私は学生時代にデータベースやシステムについての講義を受けた経験があり、多少の知識はありました。そこで、まずは、帳票や代表等の紙ベースの情報をエクセルなどの表計算ソフトを利用しデータ化をする試みを始めました。その後、当社現行システムのマスタの元になる生産工程の流れや帳票にどのようなことが書かれているかなどを整理しました。同時にQC工程図や品質管理体系図などの管理手法を取引先から教えていただき、システムの根幹を構築いたしました。その後、業務プロセスを見直し「より速く、正確に進めるために、システムをどのように活用すると良いか？」を目的に自社独自でマイクロソフト社アクセスを利用して簡易的なデーターベースシステムを構築しました。
 しかし、システム開発と実装をすればするほど、他の業務の問題も浮き彫りになってきました。また、トレーサビリティー管理は記録類が存在せず、誰が、いつ、どこで、どのような作業をしたかの履歴が有りませんでした。顧客より要望されている管理として製品へのロットナンバーの記載があります。物品表にロットを記載するだけの簡易的な手法で、データや代表によるロットの管理も出来ていませんでした。不良品発生の原因究明時に行う、根本原因の調査も非常に苦労をしておりました。その為更なるPCシステムによる管理が必要となり受注管理、生産管理から経理に至るシームレスなシステムが必要と感じ、自社開発をやめ業務委託にての導入を決断しました。
 当社では２年ほどかけて生産現場の従業員にヒアリングし、製品がどのような帳票に基づき作業が進み、流れているのかなど全ての工程を把握していきました。そのため、基本マスタ構成、工程図等の設計に必要な情報は全て揃っていました。それを元に詳細設計図はこちらで作成し、ベンダーへシステム構築を依頼しました。実はこの工程はシステム構築の際に多くの時間を費やしますが、出来る限り現状に沿ったシステム構築をする為の重要要素です。それにより現行基幹システムを製作委託したベンダー側が、当社の要件定義に割く時間とコストが削減され、構築費用はかなり低減しました。
 製造現場で、特に重視したのは、「誰でも使えるものにすること」でした。当時の従業員の殆どが高齢者であったこととPCへの入力に不慣れなため、導入には時間を要しました。特にデータ入力時にキーボード又はマウスを使用する必要があり、訓練が必要でした。
 “マウスを使わずにPCを操作してもらうには、どうしたら良いのか？”試行錯誤を繰り返している際、スーパーマーケットのレジに着眼いたしました。様々な作業を誰でも簡単に出来るシステムに共感を受け、「不要なキーはとってしまおう、入力はバーコードで読み取るだけにしよう」と思いつきました。バーコードリーダーを購入し、バックスペースと矢印、テンキーだけを残したキーボードを製作し入力してもらうようになりました。こうした試行錯誤を経て2008年にシステムを導入した結果、作業者が受注情報から自動で作成される作業指示書のバーコードを読み取り、数字を入力するだけで、工程管理・ロット管理をはじめ、納品書や請求書の自動出力も出来るようになりました。1時間かかっていた進捗確認も即答出来るようになるなど、様々な業務の短縮を実現しました。

 成功のカギは自社の工程を精査し、どこでどのような情報が必要になるかを洗い出すことです。それが出来ればあとはどのようなシステムを誰がどのように構築するのかといった手段の問題となってきます。その手段としてのハードとソフトがありますが、たとえば、ハード面では10年前には数万円程したバーコードリーダーが今は3千円で導入できるなど、安価になりました。また、ソフト面で言えば、自作にてデータベースが構築できる“Filemaker”が進化を進めており、より簡単に作成が出来るようになっています。
 IoTやICT技術に関してもプログラム入力をする事が無く使える制御系PCがあり、誰でも簡単にソフトを構築出来る時代です。先ずは興味をもって、調べて、トライしてみることが大事です。