導入企業事例

グループウエアの導入により
受発注や稼動を“見える化”

2000年頃からITを導入して、グループウエアなど、いろいろと試していたのですが、誰でも使える簡単な仕組みで情報をシェアして動いたほうが合理的だという結論に達し、現在はdesknet’s Neoのクラウド型を使用しています。コストは月10アカウント約4000円で契約しています。元々はスケジュールや会議などを管理するための簡単な仕組みなのですが、実験的に導入してみたら意外と使いやすいので、現在まで使っています。営業担当が仕事を受注すると、まず作業指示書を起こし、その重要事項を進行管理担当が入力、資材の入荷状況は資材担当が入力、現場はその情報を機械そばにあるモニターで見ながら作業する、といった具合に、刻々と変化する進行情報を社内でシェアしています。
 私も社外から状況を把握しています。使い方も工夫し、内容や顧客毎にマークを設定したり、色分けしたりして運用しています。作業の予定時間は予め決まっているのですが、工程に遅れが生じた際には、社内で共有しています。想定していたより印刷の乾燥や作業の段取りに時間が必要なこともあります。これらは、改善できるものは見直し、また、どうしても必要な部分は次回以降のスケジュールを組む際に時間を組み入れるようにし、実績や事例が積み上がるごとに予実差が無くなるようにしています。
 社員それぞれが考えて仕事をするためには、必要な情報を公開しなくてはなりません。そのための“見える化”なのです。

 「仕事を通じて社会も自分たちも豊かに」を目指しています。社員一人一人が会社の目指す方向を認識し成長していくことが会社の成長にもつながります。そのためには社員一人一人が考え、行動することが大切です。考えるために必要なもの、それがスケジュールや財務などの情報です。私たちはこのためにITを活用しています。何のための見える化なのか、どう活用するのか、仕組みより運用が大事だと思います。
 紙からデジタル化するとデータが残る。データが残るということが会社にとっての財産。データというものに価値があるのです。データからいろんなことが読み取れるようになって、会社の中が少しずつ改善されていきます。まずは、エクセルからでもいいし、グループウエアでもいいから、自社にとって何が必要かを考え、とにかく試してみることが重要です。