認証後に変更が生じたら

サイン証明: 書類の要件を確認する
②申請書類別

サイン証明は、申請者の任意の書式に記載された署名に対する認証ですが、認証を受けるためには、書類の要件①共通、②申請書類別に記載された要件をいずれも満たしている必要があります。

①輸出者・製造業者作成の原産地証明書

輸出者や製造業者が発行する私製の原産地証明に関しては、次の点にご注意ください。

  • a.証明を行う期間は、当所発行の原産地証明書同様、船積み日から1年以内とします。船積み日から1年以内であっても6ヶ月を超える期間が経過している場合には理由書等の書類の提出が必要です。提出書類については「原産地証明」内の「コマーシャルインボイス以外の典拠資料の用意」を参照してください。
  • b.商品名の記載はHSコード(国際貿易商品の名称および分類を世界的に統一する目的のために作られた6桁のコード番号)6桁に相当する一般的な商品名と具体的な数量の記載が必要です。

    HSコードについて(財務省貿易統計)

  • c.商工会議所発行の原産地証明書に酷似した書式の使用はご遠慮ください。日本国内の商工会議所発行の原産地証明書は全国同一書式にて発給しています。第三者からの誤解を避けるためにも、発行者が明確に商工会議所ではないことがわかるような書式での作成をお願いします。(酷似書式と判断した場合には認証をお断りすることがあります。)
  • d.CERTIFICATEとして適切な文言の記載をお願いします。発行者の署名部分に文言を記載する場合には“輸出者の宣誓文言(Declaration by the Exporter)”ではなく、“Certification”など、証明書表題と統一のとれた表現にしてください。
  • e.商工会議所の原産地証明書書式と同様に「Print ORIGINAL or COPY」欄を設けている場合には、正本・副本の混同がなく、認証後の追記予定もないことを確認できるよう、必ず「ORIGINAL」であることを明記してください。(「COPY」への認証を希望される際には、事情の確認をさせていただきます。)

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②契約書

契約書に当所の証明を受ける場合は、契約が終了していないことが必要です。また、契約書の条項に「上記内容について商工会議所が保証する」、「契約内容に紛争が生じた場合には商工会議所が責任を持って仲裁する」といった内容の記載は認められません。

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③渡航VISA取得のための会社推薦状

渡航VISA取得のための会社推薦状は、渡航予定日が書類作成日より後であることが必要です。渡航時期が未記入の場合には証明できません。

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④翻訳に関する申請者宣誓書

1.翻訳に関する申請者宣誓書とは

「翻訳に関する申請者宣誓書」は、日本語等の原本を他言語(英語、仏語、西語)に翻訳したものについて、当所で証明を取得する場合に必要なカバーレターのことです。下記注意事項を確認したうえで、ご申請ください。

2.作成上の注意

作成上の注意

「申請者宣誓書」は、日本語の原本ごとに作成してください。複数の書類を1枚の「申請者宣誓書」で申請することはできません。例えば原本が「会社定款」、「会社案内」、「貸借対照表」の3種類ある場合は、申請者宣誓書もそれぞれ作成し、3件としてご申請ください。

申請者宣誓書、翻訳文、日本語原本の3点が揃っていることが必要です。

「申請者宣誓書」のカバーレターは申請者のレターヘッドを使用し、見本(右記)のとおりの文言を記載してください。

会社名・氏名・役職名(登録がある場合のみ)・署名は当所に登録したものと一致させてください。

書類名は翻訳した書類の表題を記載してください。抜粋箇所のみを翻訳した場合は、「書類名 (Extract)」と記載し、宣誓書の書類名の欄にも「書類名(Extract)」の記載をしてください。また日本語の原本に翻訳した箇所を特定するために蛍光ペン等で印をつけてください。

日本語から英語以外(仏語・西語)の言語への翻訳の場合、見本*の箇所を適宜替えて記載してください。

翻訳に関する申請者宣誓書のセットの仕方

翻訳に関する申請者宣誓書のセット

※上から、宣誓書、翻訳文、日本語原本の順にセットし、左上をホッチキス止めしてください。

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⑤サイン証明様式1

1.サイン証明様式1とは

「サイン証明様式1」は、作成した申請書類が下記①~④に該当する場合に、書類に添付して使用いただく用紙です。


  1. 申請者の都合により書類に直接認証印を押印できない場合
  2. 認証を取得する署名のあるページに、認証後、別の署名が記される予定がある場合
  3. 同一ページに複数の署名があり、そのうちひとつ、または複数の署名への証明が必要な場合
  4. 書類上の署名はひとつだけだが、その署名の横または下に当所の認証スペース(縦7cm・横10cm程度)がない場合
サイン証明様式1

サイン証明様式1(サンプル)

  • ※このサンプルをプリントアウトしたものではご申請いただけません。所定の用紙をご購入のうえ、ご申請ください。


2.用紙の購入

サイン証明様式1は、当所の控え分を含めて、所定の用紙で作成いただく必要があります。
白紙に同等内容を印字したものへの認証はできません。
証明用紙は、当センター内にて販売しています。事前にご来所のうえお買い求めください。

【所定用紙のご購入方法】

※ご購入いただけるのは貿易登録企業(申請者または代行業者)と新規に登録予定の企業のみです。

  1. 当センターにて「証明用紙購入申込書」に必要事項をご記入いただきます。
    (※証明用紙購入申込書は当センターに備え付けております。)
  2. 自動券売機にて、「証明用紙引換券」を購入いただきます。
     英語版、仏語版、西語版 各50枚綴り510円(消費税込み)。
  3. 「証明用紙購入申込書」と「証明用紙引換券」を併せて、当センター内返却カウンターまでお持ちください。

当センターのご案内

千代田区丸の内2-5-1丸の内二丁目ビル3階
営業時間:月~金(祝祭日は休み)9:00~16:30(12:00~13:00を除く)
TEL:03-3283-7732

3.サイン証明様式1の作成方法

ご購入いただいた指定用紙に、申請者が必要事項を印字、署名のうえ、ご申請ください。
英語版入力フォーマットはこちらよりダウンロードできます。

①Title of attached document(申請書類の名称)添付する書類の表題と一致した表題を記載してください。表題がない場合は「NIL」と記載してください。
②Date of attached document(申請書類の日付)
  • 添付する書類の作成日と一致した日付を記載してください。契約書などで日付を記載できない場合は「NIL」と記載してください。
  • 日付は西暦、月、日が特定できるように記載してください。「‘10/01/04」や「05/06/2010」といった記載では、認証できません。「January 1, 2010」や「JAN. 1, 2010」のように記載してください。
③Name of person(署名者氏名)添付書類上の該当署名者の氏名(当所への登録と一致した氏名)を記載してください。なお、運用上、書類上に省略形の氏名(例:T. Yamada)を使用する場合については、様式1もその表記に合わせてください。
④Title(署名者役職)「Title」(役職)は、書類上の署名者の役職(当所への登録と一致した役職)を記載してください。役職に加えて書類上の部署名を記載しても構いません。役職の記載がない場合は「NIL」と記載してください。添付書類に役職表記がないが、当所への貿易登録には役職の登録がある場合、様式1の役職名記載欄に横線を引いてください。(例)Title: ──────
⑤Name of company(会社名)添付する書類上の会社名(当所への登録と一致した会社名)を記載してください。

4.申請時の注意点

  1. サイン証明様式1は必ず書類の末尾に左上をホッチキス止めして添付してください。
  2. 同一ページに複数の署名があり、そのうちひとつ、または複数の署名への認証が必要な場合、認証が必要な署名の数分、様式1を作成・添付してください。
  3. 当所の控え(1部)を含めて、所定用紙に印字、署名したものをご提出ください。フォトコピーのものには認証できません。
  4. サイン証明様式1の作成時に訂正箇所が生じた場合は、訂正箇所を2重線で削除し、当所訂正印窓口にて訂正印を受けたうえでご申請ください。様式1に申請者の訂正印は押印しないでください。

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⑥サイン証明様式3(見本サイン証明)

1.サイン証明様式3(見本サイン証明)とは

市区町村で発行する印鑑証明書のような役割を果たす書類で、大使館・領事館へ署名を登録する場合や、署名の入った書類に添付する場合などに使用します。また、海外での入札や銀行口座を開設する際などに、現地当局から求められる場合もあります。

サイン証明様式3

サイン証明様式3(見本サイン証明)サンプル

※このサンプルをプリントアウトしたものではご申請いただけません。
所定の用紙をご購入のうえ、ご申請ください。

2.用紙の購入

サイン証明様式3(見本サイン証明)は、所定の用紙で作成いただく必要があります。証明用紙は、当センター内にて販売しています。事前にご来所のうえお買い求めください。

【所定用紙のご購入方法】

※ご購入いただけるのは貿易登録企業(申請者または代行業者)と新規に登録予定の企業のみです。

  1. 当センターにて「証明用紙購入申込書」に必要事項をご記入いただきます。
    (※証明用紙購入申込書は当センターに備え付けております。)
  2. 自動券売機にて、「証明用紙引換券」を購入いただきます。
     英語版、仏語版、西語版 各50枚綴り510円(消費税込み)。
  3. 「証明用紙購入申込書」と「証明用紙引換券」を併せて、当センター内返却カウンターまでお持ちください。

当センターのご案内

千代田区丸の内2-5-1丸の内二丁目ビル3階
営業時間:月~金(祝祭日は休み)9:00~16:30(12:00~13:00を除く)
TEL:03-3283-7732

3.サイン証明様式3の作成方法

ご購入いただいた指定用紙に、申請者が必要事項を印字、署名のうえ、ご申請ください。
英語版入力フォーマットはこちらよりダウンロードできます。

①To(宛て先)宛て先を会社名・住所・国名まで記載してください。宛て先(提出先)が確定していない場合は「To whom it may concern」と記載してください。
②Specimen signature(署名)
  • 当所に登録のあるご本人が登録どおりのサインを肉筆で署名してください。代理署名(Forサイン)では認証できません。
  • 登録してあるサインと形状が異なる場合、ご申請を受理できません。

③Name and title
 (署名者氏名および役職)

  • 当所への登録と一致した氏名(フルネーム)と役職を記載してください。役職を登録していない場合は「NIL」と記載してください。
  • 部署名を記載する場合は、登録どおりに記載してください。
④Name of company(会社名)当所への登録と完全一致した会社名を記載してください。
⑤Date(申請日付)
  • 当所に証明を申請する日付を記載してください。申請当日以外の日付のものは受理できません。
  • 日付は西暦、月、日が特定できるように記載してください。「'11/01/04」や「2011/04/01」といった記載では、証明できません。「January 1, 2011」や「JAN. 1, 2011」のように記載してください。
⑥その他(訂正)サイン証明様式3の作成時に訂正箇所が生じた場合は、訂正箇所を二重線で削除し、当所訂正印窓口にて訂正印を受けたうえでご申請ください。署名は訂正することができませんので、誤った署名をした場合は作成しなおしてください。様式3に 申請者の訂正印は押印しないでください。

4.申請時の注意点

  1. サイン証明様式3は、他の書類に添付せずに本用紙のみで(単独で)申請いただく様式です。
  2. 当所の控え(1部)を含めて、所定用紙に印字、署名したものをご提出ください。フォトコピーのものには認証できません。

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