貿易登録に関するQ&A

①貿易登録の手続き

Q1. 貿易登録とはなんですか?必ず手続きしなければいけませんか?

貿易登録とは、商工会議所の定めた「商工会議所原産地証明書等貿易関係書類認証規程」に基づき、以下事項について誓約・届出を行うものです。

  1. 証明申請の際、提出する書類の記載内容が全て真実かつ正確である旨の誓約
  2. 証明発給後に疑義・紛争が生じた場合、商工会議所の定めた条件によって処理をし、商工会議所に迷惑をかけない旨の誓約
  3. 証明申請者の営業の実態の届出
  4. 証明申請者の署名者の署名の届出

    上記誓約事項に違反した場合には、「商工会議所貿易関係証明罰則規程」が適用され、証明発給停止・登録抹消等の罰則を受けることになります。

貿易登録は、各種貿易関係証明が必要な事業者が、証明を申請する商工会議所に必ず行うものです。
当商工会議所にて貿易登録を行うためには、当商工会議所の登録専用用紙ならびに申請者の実態を確認できる書類の提出が必要となりますので、貿易登録の趣旨をご理解のうえ、申請者の業態に適した必要書類を揃えて、東京商工会議所証明センター窓口にて手続きしてください。

■参考:

貿易登録とは

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Q2. 貿易登録の手続きはどのような流れで行いますか?

貿易登録を行うには、まず商工会議所の定めた「商工会議所原産地証明書等貿易関係書類認証規程」を理解し、以下事項について誓約・届出を行います。

  1. 証明申請の際、提出する書類の記載内容が全て真実かつ正確である旨の誓約
  2. 証明発給後に疑義・紛争が生じた場合、商工会議所の定めた条件によって処理をし、商工会議所に迷惑をかけない旨の誓約
  3. 証明申請者の営業の実態の届出
  4. 証明申請者の署名者の署名の届出

    上記誓約事項に違反した場合には、「商工会議所貿易関係証明罰則規程」が適用され、証明発給停止・登録抹消等の罰則を受けることになります。

「商工会議所原産地証明書等貿易関係書類認証規程」を理解したうえで申請事業者は、
①登録専用用紙(『貿易関係証明に関する誓約書』および『登録台帳(業態内容届と署名届)』が一式になったもの)と、
②証明申請者の実態を確認できる書類の提出をしてください。
①登録専用用紙(『貿易関係証明に関する誓約書』および『登録台帳(業態内容届と署名届)』が一式になったもの)は、証明センターにて配付しておりますので、窓口で入手してください。
※本サイトからダウンロードすることはできません。東京商工会議所各支部での配布はしていません。

登録専用用紙への記入、社印と代表者印(会社登記の実印)の押印、ならびに②証明申請者の実態を確認できる書類(参考:貿易登録に必要な書類)の準備が整いましたら、証明センターの貿易登録窓口に直接お持ちください。
※郵送・東京商工会議所各支部では受け付けておりません。
混雑状況にもよりますが必要書類に不備がなければ、手続きは20分程度で完了します。

なお、 本手続きは東京商工会議所で各種貿易関係証明を申請するうえで前提となる登録手続きです。登録完了後、東京商工会議所での証明申請が可能ですが、本手続きをもって他の商工会議所での証明申請はできません。他の商工会議所で各種貿易関係証明を申請する場合には、改めて該当の商工会議所で登録手続きが必要となります。

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Q3. 東京商工会議所での貿易登録はだれでも登録することができますか?

当商工会議所で貿易登録を行うには、原則として2つの条件があります。

  1. 事業者であること(事業者でない方は登録できません)
  2. 東京23区内に営業拠点があり、代表者が日本居住者であること

東京23区内の事業所が本店・支店登記されていない場合は、東京23区内の支店や営業所の所在が、公共料金の支払い明細書等で確認できることが必要です。
ただし、東京23区内に事業所の存在が確認できない場合でも、当商工会議所で貿易登録をする合理的な理由が確認できた場合に限り、必要書類の提出によって登録が認められることもあります。
提出書類については、以下の<参考>のリンクから、「(1)申請者登録:法人(団体)の場合」の「4.その他必要書類」をご覧ください。 個人事業主の場合には、「(2)申請者登録:個人事業主の登録に必要な書類」の「5.その他必要書類」をご覧ください。

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Q4. 東京商工会議所に会員加入すれば、貿易登録をしたことになりますか?

“貿易登録”と“東京商工会議所への会員加入”は別のものになります。
貿易登録は東京商工会議所の会員加入の状況を問わず、各種貿易関係証明を申請する全ての事業者が、申請前に行う必要があります。当商工会議所への貿易登録なしに各種貿易関係証明の発給申請受付はできません。(国内関係証明を除く)
なお、東京商工会議所の会員であれば、貿易登録時の登録手数料や、各種貿易関係証明の発給にあたっての手数料の優遇、会員限定サービスの特典があります。
東京商工会議所の会員加入についての詳細は、以下の<参考>をご確認いただくか、お電話(03-3283-7610)にてお問い合わせください。

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Q5. 日本商工会議所への“企業登録”をしていれば、東京商工会議所への“貿易登録”は不要ですか?

日本商工会議所に“企業登録”をしていても、当商工会議所で各種貿易関係証明の発給申請は出来ません。
東京商工会議所で非特恵原産地証明書などの各種貿易関係証明を取得するためには、当商工会議所にて“貿易登録”の手続きが必要ですので、必要書類を証明センター窓口にご提出ください。

なお、日本商工会議所への“企業登録”は日本と経済連携協定を締結している対象国向けの”特定原産地証明書(EPA)”を発行するための登録手続きとなります。詳細は日本商工会議所国際部(03-3283-7850)にご確認ください。

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Q6. 他の商工会議所で貿易登録をしていますが、東京商工会議所へ貿易関係証明の申請をする場合、東京商工会議所でも貿易登録を行う必要がありますか?

貿易登録は、各種貿易関係証明を申請する商工会議所ごとに行う必要があります。
東京商工会議所で申請を行う場合には、必ず東京商工会議所で貿易登録を行ってください。

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Q7. 貿易登録における“申請者登録”と“代行者登録”の違いはなんですか?

申請者登録とは、法人(団体)・個人事業主が各種貿易関係証明の申請当事者として申請するために必要なものです。
一方、各種貿易関係証明を申請する事業者(「申請者」として登録した事業者)から委託を受けて申請業務を代行する事業者が、各種貿易関係証明の「代行業者」として登録するのが、代行業者登録となります。
東京商工会議所の会員加入の状況を問わず、各種貿易関係証明の申請に携わる事業者は事前に貿易登録(申請者登録あるいは代行業者登録)をしていただく必要があります。
貿易登録なしに各種貿易関係証明の申請をすることは出来ません。

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Q8. 一度貿易登録をすれば、継続してずっと利用することができますか?

貿易登録の有効期限は、証明センター窓口で登録手続きが完了した日から二年間となります。
有効期限を更新するには、再度新規貿易登録手続きと同様の書類の提出が必要です。有効期限を更新しても、登録されている署名情報は自動的には引き継がれません。更新時に署名届(更新用)も必ず提出してください。
貿易登録の有効期限の約1ヶ月前に、更新用登録専用用紙を担当者宛てに更新手続きのご案内と共に送りますので、更新を希望される場合は所定の手続きをしてください。

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Q9. 登記上の住所が東京23区内でなくても東京商工会議所で貿易登録はできますか?

登記上の住所が東京23区内でない場合でも、公共料金の支払い明細書等で、東京23区内の支店や営業拠点の存在が確認できれば、東京商工会議所で貿易登録は可能です。
また、東京23区内に事業所の存在が確認できない場合でも、当商工会議所で貿易登録をする合理的な理由がある場合に限り、必要書類の提出によって登録が認められることもあります。提出書類については、以下<参考>のリンクから、「(1)申請者登録:法人(団体)の場合」の「4.その他必要書類」をご覧ください。個人事業主の場合には、「(2)申請者登録:個人事業主の登録に必要な書類」の「5.その他必要書類」をご覧ください。

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Q10. コンソーシアム(企業連合体)名義で貿易登録はできますか?

コンソーシアムは法人格を有しないため、原則、当商工会議所に貿易登録できません。そのため、コンソーシアム名義で各種貿易関係証明を申請したい場合には、当商工会議所にてコンソーシアム名義の使用についての審査を行います。審査を行うため、コンソーシアムの概要(契約書、事業内容、期間、申請者名、輸出者名等が明示されたもの)が確認できる資料を揃えて、事前に当商工会議所にご相談ください。なお、申請出来ることとなった場合には、輸出書類を作成する企業が“貿易登録”を行うことが前提となります。
※個別相談には別途予約が必要になります。

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Q11. 代表取締役が日本に居住していない日本法人企業でも貿易登録をすることは可能ですか?

日本に居住する代表権を持つ取締役がいない事業者は貿易登録が出来ません。
東京商工会議所では、証明書の発給に伴う申請者の説明責任を担保するため、貿易登録の際に最低1名の代表取締役(登記上の代表取締役)が日本国に居住していることを登録要件としています。
※複代表制で、印鑑証明書上の代表取締役と日本国在住の代表取締役が異なる場合には、別途、誓約書等の提出が必要となります。事前に証明センター窓口でご相談ください。

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②貿易登録の必要書類

Q1. 貿易登録に必要な書類はなんですか?

貿易登録にあたっては、商工会議所の定めた「商工会議所原産地証明書等貿易関係書類認証規程」を理解したうえで、誓約・ 届出に関する以下①、②の書類の提出が必要です。
 ①登録専用用紙(『貿易関係証明に関する誓約書』および『登録台帳(業態内容届と署名届)』が一式になったもの)
 ②証明申請者の実態を確認できる書類
②の書類については、事業者の形態(「法人(団体)」と「個人事業主」、「申請業務を受託する代行業者」か否か)や、代表者・署名人の国籍等の状況により必要となる提出書類が異なります。
以下<参考>をご確認のうえ、証明センター窓口で手続きしてください。

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Q2. 代表者が外国籍の場合、貿易登録に際してなにか必要な書類はありますか?

代表者が外国籍の場合には、在留資格や在留期限が確認できる、在留カードの両面コピー等の別途書類の提出が必要です。提出書類に記載されている在留資格や在留期限によって、事業者の貿易登録の可否が異なります。
貿易登録における在留資格・在留期限の条件および提出書類の詳細は、以下<参考>の“④その他必要書類 B.代表者・署名者が外国籍の場合”を必ずご確認ください。
なお、代表者の国籍にかかわらず、日本居住者でない場合には貿易登録はできません。

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Q3. 貿易登録にあたり、提出書類の中の法人の登記簿謄本は“現在事項全部証明書”でも手続きは可能でしょうか?

“現在事項全部証明書”では登録できません。
同一事業者の重複登録防止のため、社名変更履歴の有無等が確認できるよう“履歴事項全部証明書”の提出が必要です。
お手数でも“履歴事項全部証明書”をご用意ください。

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③署名(サイン)登録

Q1. 登録した署名がわからなくなってしまいました。どうすればよいですか?

登録されている署名については、企業情報ならびに個人情報の保護の観点から、適切かつ厳格な管理をしております。そのため、貿易登録番号や登録サインなどの情報を電話やメールでお知らせすることは出来ません。証明センター窓口にて本人確認を行ったうえで、登録事業者の方にのみ自社の登録内容を開示しています。
代行業者であっても、申請者である登録事業者の情報を伝えることはできません。
以下①、②をお持ちのうえ、証明センター窓口にお越しください。
 ①登録事業者に所属していることが分かるもの(名刺2枚以上または社員証)
 ②本人確認ができるもの(運転免許証など顔写真がついているもの)

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Q2. 外国籍の従業員の署名を登録することはできますか?

外国籍の方の署名登録は、在留資格と在留期限によって登録の可否が異なりますので、在留資格と在留期限が確認できる書類を提出する必要があります。
以下<参考>の“④その他必要書類 B.代表者・署名者が外国籍の場合”を必ずご確認ください。

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Q3. 署名の追加・変更・削除はできますか?

“署名の追加・変更・削除は必要書類を証明センター窓口に提出すれば無料で行うことが出来ます。
以下<参考>より印刷した署名届(追加・変更・削除用)に必要事項を記入し、貿易登録時に使用した社印または代表者印を押印のうえ、窓口に提出してください。

混雑状況にもよりますが必要書類に不備がなければ、手続きは10分程度で完了します。それ以降は追加・変更した署名人によって署名された書類による申請も可能です。

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Q4. 署名の登録について何か制約はありますか?

署名を登録しようとする申請事業者(企業)に所属する従業員であれば、登録することは可能です。関連グループ事業者や代行業者の従業員が、申請事業者の従業員として署名を登録することはできません。
登録にあたり職位(役職)の制約要件はありませんが、外国籍従業員の署名を登録する場合には、在留資格と在留期限が確認できる書類の提出が必要です。
また、登録できる署名者数に制限はありませんが、1名につき登録できるサインは1つのみです。同一人物が複数の署名を登録することはできません。

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Q5. 署名の追加や変更を行った場合には、登録変更の反映までにどのくらい時間がかかりますか?

署名の追加・変更の手続きは混雑状況にもよりますが、署名届(追加・変更・削除用)等の必要書類上に不備がなければ、手続きは10分程度で完了します。
署名の追加・変更に手数料はかかりません。

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Q6. 貿易登録の有効期限内に署名を追加した場合に、その署名の有効期限はどうなりますか?

新たに署名を追加した場合でも、その署名の有効期限は現行の貿易登録の有効期限に準じます。
たとえ貿易登録の有効期限満了の1週間前に追加された署名であっても、その署名の有効性は貿易登録の現行の有効期限満了時(1週間後)に抹消され、使用できなくなります。

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Q7. 署名者に役職がありません。役職がないと署名の登録はできませんか?

役職のない従業員でも署名の登録はできます。
また、署名者の役職の登録は任意です。ただし、弁理士・公認会計士等の国家資格を有し、役職欄にその資格名を使用する場合は、各所属団体発行の資格証明(発行日を起算日として3ヶ月以内の原本)の提出が必要です。
なお、各種貿易関係証明の申請書類に役職名を記載する場合には、当商工会議所に登録してある役職名との完全一致が必要です。

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Q8. 登録する署名に言語の制約や注意点はありますか?

登録する署名に言語や文字数の制限はありません。
ただし、各種貿易関係証明の発給申請時に、申請会社の意思に基づいて正規に行われていることを、署名の照合をもって確認しますので、真似できないもので署名の形状が崩れない、日頃より使用されている署名を登録してください。
同一人物による署名であっても、登録された署名と同じであるとみなされない場合には各種貿易関係証明の申請受付ができませんのでご注意ください。
登録の署名がわからなくなった場合、電話やメール・FAXでの確認は出来ませんので、ご注意ください。

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Q9. 署名届に署名を書き損じた場合には、どうすればよいですか?

書き損じた署名欄を斜線で消し、空いている別の署名欄に新たに署名を記入してください。
(署名欄は修正テープ、修正液の使用はできません。)
署名の書き損じだけでなく、署名欄から署名のはみ出しや、氏名や役職の情報が署名欄にはみ出てしまった場合も、署名の登録は出来ません。空いている別の署名欄に署名を書き直してください。
なお、署名欄が足りなくなった場合は、以下<参考>より署名届の(更新用)または(追加・変更・削除用)を白紙に印刷してご使用ください。

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Q10. 一度登録した署名はずっと有効ですか?

登録された署名は、貿易登録有効期限の更新時に、自動的には引き継がれません。現行の貿易登録有効期限をもってすべて抹消されます。
貿易登録の有効期限の更新時には、使用する全ての署名を改めて登録する必要があります。署名届(更新用)を必ずご提出ください。

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Q11. 署名届に押す社印にきまりはありますか?

署名届へ押印する印は、貿易登録時に誓約書に押印したものと同一であることが必要です。
貿易登録時に誓約書に押印した印鑑との照合をもって、申請事業者からの提出書類であることを確認いたします。代表者印が社印を兼ねており、貿易登録時に社印としても代表者印を使用した場合は、代表者印を使用してください。
※印影が不鮮明の場合は受理できませんので、ご注意ください。

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Q12. 申請企業の従業員でなくても署名の登録はできますか?

出来ません。
署名を登録するには、申請事業者に所属する従業員であることが条件です。
申請会社の関連グループ事業者や代行業者の従業員が、申請事業者の従業員として署名を登録することはできません。

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④貿易登録の更新

Q1. 貿易登録の更新手続きを忘れてしまい、有効期限が切れてしまっています。どうすればよいでしょうか?

各種貿易関係証明の申請をしたい場合には、改めて貿易登録手続きを行う必要があります。
手続きの方法や必要書類について、以下<参考>をご確認のうえ、証明センター窓口にて手続きしてください。

■参考:

貿易登録とは

なお、有効期限満了日から1年間は、有効期限の前に当商工会議所から送付された“更新用登録用紙”を使用して手続きを行うことが出来ます。
※有効期限満了日から1年以上経過している場合には、“更新用登録用紙”での手続きは出来ません。“新規用登録専用用紙” を証明センター窓口で入手してください。

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Q2. 貿易登録の有効期限が切れる前に更新手続きをした場合、新たな有効期限はいつまでになりますか?

現行の有効期限満了の前に貿易登録の更新手続きを行った場合でも、次回の貿易登録有効期限は現行の有効期限満了日から2年間となります。
貿易登録の更新手続きを早めることで、有効期限が短縮されることはありません。

(例)2017年3月31日が現行の有効期限の場合
2017年3月15日に更新手続き完了→2017年4月1日から2年間 (2019年3月31日まで有効)
※3月15日以降は貿易登録内容が更新後の新しい内容となります。
2017年4月1日に更新手続き完了→2017年4月1日から2年間(2019年3月31日まで有効)

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Q3. 送られてきた更新用貿易登録専用用紙を紛失してしまいました 。再発行や再送は可能ですか?

更新用貿易登録専用用紙の再発行・再送はできません。
証明センター窓口で新規用貿易登録専用用紙を入手し必要事項を記入、その他必要書類を揃えて窓口にて手続きを行ってください。

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⑤貿易登録の内容確認・変更

Q1. 貿易登録の番号や登録している内容がわからなくなりました。どうすれば確認できますか?

登録されている事業者情報や署名等については、申請者および代行業者の権限の有無の確認に使用しています。企業情報ならびに個人情報の保護の観点から適切かつ厳格な管理をしているため、貿易登録番号や登録した署名などの情報を電話やメールでお知らせすることは出来ません。証明センター窓口にて登録事業者の方にのみ、本人確認を行ったうえで、自社の登録内容を開示しています。
以下①、②をお持ちのうえ、証明センター窓口にお越しください。代行業者であっても、申請者の登録情報を伝えることはできません。

①登録事業者に所属していることが分かるもの(名刺2枚以上または社員証)
②本人確認ができるもの(運転免許証など顔写真がついているもの)

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Q2. 現在登録している貿易登録の登録内容に変更が生じた場合には、どのような手続きが必要ですか?

貿易登録に登録されている企業情報(社名・代表者名・住所・東京商工会議所への会員加入状況など)に変更が生じた際は 、速やかに変更手続きを行ってください。
登録内容の変更には手数料はかかりません。
変更手続きが完了していない場合には、各種貿易関係証明の申請受付ができないばかりでなく、罰則処分の対象となることもあります。
変更手続きには、証明センター指定書式による手続きや典拠書類の提出が必要ですので、以下<参考>より変更手続きについてご確認ください。

※証明センター以外に提出された変更手続きでは、貿易登録の情報は変更されません。
※東京商工会議所の会員を退会された場合には、非会員への切り替えにあたっての貿易登録手数料の支払いが発生する他、証明書発給手数料の変更および「お急ぎ証明」が利用出来なくなります。ご注意ください。

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