申請書類全般に関するQ&A (手続き、用紙、手数料、書類の訂正、相談)

①申請・受付手続き等

Q1. 各種手続きにはどれくらい時間がかかりますか? 貿易登録や証明書の申請と受取はその場でできますか?

提出書類に不備がなければ、貿易登録は20分程度で手続き完了となります。提出書類の内容確認、登録料のお支払い後に貿易証明登録番号が記載された貿易証明登録書を交付いたします。
貿易登録手続き完了後には貿易関係証明の申請ができますが、ご申請の時間帯に応じて返却時刻は下記のとおり異なっており、返却時刻より前の時刻及び営業時間外の受付・返却は致しません。即時発給をご希望で当商工会議所の会員であれば、会員限定の「お急ぎ証明」サービスをご利用ください。追加料金1,080円/件で証明書の即時発給(20分程度)を致します。(お急ぎ証明利用対象外:営業証明、国内関係証明)
なお、証明センターの営業時間外の受付・返却(発給)は一切承れません。また、返却時刻前に証明書類の発給はできません。
※営業証明(英語)と国内関係証明については証明書ごとに発給に要する期間が異なります。
以下<参考>の各ページにてご確認ください。

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Q2.貿易登録・証明書の申請や受取など各種手続きは証明センター窓口に行かなくてもできますか?東京商工会議所の各支部でもできますか?

全て証明センターの窓口(本部)での手続きが必要です。
東京23区の東京商工会議所各支部では承れません。また、Web・メール・郵送・FAXでの書類の申請や受取は一切受け付けておりません。
営業時間:月曜日~金曜日(祝祭日は除く)9:00~12:00、13:00~16:30
※貿易登録の際には営業時間終了の30分前を目途にお越し願います。

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Q3. 各種手続きは申請事業所の従業員がしないといけないですか?代理人が行うこともできますか?

貿易登録専用用紙の入手のみであれば、どなたにお越し頂いても構いません。
証明書の申請・受取りに際しては、署名人本人による申請手続きは必要ありませんが、申請書類の発行企業の従業員が手続きをするのが原則となります。代行会社をご利用いただくこともできます。その場合には代行会社も貿易登録をしている必要があります。

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Q4. 各種証明書は何部まで発給してもらえますか?申請における1件とはどういう意味ですか?

1件とは、申請書類一式(証明書・典拠資料等)の総称で、証明1件あたり5部まで発給(書類の返却)ができます。申請時には、当商工会議所の控え分と合わせて2~6部の申請書類のご提出で、1件分の料金になります。5部以上の発給が必要な時は5部単位で1件分の追加手数料が必要となります。
なお、原産地証明書の場合には正本(ORIGINAL)の発給部数は3部までとなります。
(例)原産地証明書ORIGINAL3部、COPY3部を提出
=(COPY1部は当商工会議所控えとしてお返ししないため)返却部数5部=証明料金は1件分
サイン証明9部を提出
=(当商工会議所の控えを1部差し引いても)返却部数8部=5部超のため証明料金は2件分

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Q5. 東京商工会議所で発給している和文の証明書には何がありますか?

和文で発給している証明書としては、会員証明、営業証明、所在地証明、同一法人証明、商標・サービスマーク使用証明、商標・サービスマーク周知証明があります。証明の内容や申請手続き、手数料等は証明の種類により異なりますので、詳しくは以下<参考>をご確認ください。

■参考:

国内関係証明

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Q6. 外国語による会員証明/日本法人証明/営業証明を取得したいのですが、必要な書類は何ですか?

会員証明(英語・仏語・西語)/日本法人証明(英語)/営業証明(英語)は当商工会議所で証明書を作成します。申請に必要な書類は証明の種類によりそれぞれ異なりますが、日本法人証明、営業証明の場合は根拠となる書類の提出が必要です。詳しくは以下<参考>をご確認ください。

ただし、申請にあたっては必ず事前に貿易登録が必要です。貿易登録(法人の場合)に必要な書類は、以下<参考>をご確認ください。

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Q7. 各種貿易関係証明をうけるにあたり、東京商工会議所の会員、非会員の違いはありますか?

申請手続きや発給規則等に違いはありませんが、東京商工会議所の会員であれば貿易関係証明発給にあたっての手数料の優遇や会員限定サービスの利用ができます。

会員加入には、別途手続きが必要です。手続きの詳細は電話や窓口にてお気軽にお問い合わせください。
なお、貿易関係証明の発給にあたっては、東京商工会議所への加入状況に関わらず、必ず貿易登録が必要となります。

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Q8. 証明依頼書に記載する品目コード、仕向国コードとは何ですか?どこで確認することができますか?

品目コードは輸出産品の品目を、仕向国コードは輸出先の国について、貿易関係証明のニーズの実態把握のため、申請時に必ずご記入頂いているものです。ホームページ内[貿易関係証明申請 品目別コード表]及び[貿易関係証明 証明依頼書記載国別コード表]からコードをご確認いただくことができます。以下<参考>をご確認ください。
また、証明センター窓口にて両コード表の配付をしております。ご希望の方は窓口にてお申し出ください。

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Q9. 公証人の認証済みの書類や大使館の査証をうけた書類に商工会議所の認証をもらうことはできますか?

公証人の認証を受けた書類や大使館査証をうけた書類は認証範囲を超えるため、当商工会議所では認証できません。公証人や大使館査証と当商工会議所での両者の認証が必要となる場合には、先に当商工会議所の認証を取得してください。当商工会議所の署名人に対しての公証人認証が必要な場合には、予め当商工会議所にお電話にてご連絡のうえ証明申請をしてください。
また、官公庁の発行した書類について商工会議所の認証を取得することはできません。外務省で公印証明を取得してください。
なお、次のような場合には商工会議所のサイン証明ではなく、公証人の証明を取得されることをお勧めします。
◆書類内容が正確・公正である旨の証明が必要な場合
◆各種契約書、委任状、保証状等
◆複数ページからなる書類の全てに証明発給者の割印が必要な場合
◆和文原本を他の言語へ翻訳した書類に関する証明
※当会議所のサイン証明は、申請書類に肉筆で書かれた署名が、当商工会議所に貿易登録されている署名と同一
であることを証明するもので、その書類が署名者によって正式に発行されたものである、ということを間接的
に証明します。従って、認証印は証明されるべき署名のあるページに押印されるのみで、それ以外のページや
添付書類には割印を施しません。

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②使用言語/使用用紙

Q1. 各種貿易関係書類は英語以外の言語で作成してもよいですか?

原則全て英語ですが、荷為替信用状(L/C)の指示や領事査証取得の都合によっては、仏語(フランス語)や西語(スペイン語)で作成することもできます。
英語以外の言語により作成された書類の場合には記載内容確認のため、日本語訳の提出をお願いすることがあります。
サイン証明のみ、当商工会議所では、運用上英語・仏語・西語・イタリア語・ポルトガル語による書類の申請が可能です。取引先等の要求により、中国語、韓国語、アラビア語等の言語を表記する必要がある場合には、必ず英語を併記してください。また、英語以外の言語で作成された書類の場合には記載内容確認のため、日本語翻訳文の提出をお願いすることがあります。

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Q2. 東京商工会議所の情報管理はどうなっていますか?

事業所情報や証明書の発給申請において取得した情報は、各種証明書の発給業務に利用したのち、秘密情報として、また当商工会議所の[特定個人情報を含む個人情報保護方針]に則り適切に管理しております。

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Q3. 各種証明書の申請に提出する資料は複写機でコピーをとった写しでもいいですか?

証明書の種類により異なりますので、以下をご参照ください。
◆原産地証明書のとき:
当商工会議所控え分(COPY)も含めて全て当商工会議所指定の原産地証明用紙に印字してください。フォトコピー(複写機でコピーをとった写し)は認められません。典拠インボイスについては肉筆署名入りの原本が必要です。
◆インボイス証明のとき:
当商工会議所控え分も含めて全て肉筆署名入りの原本をご提出ください。フォトコピー(複写機でコピーをとった写し)は認められません。ただし、船会社、航空会社、保険会社、検査会社が発行した書類については、フォトコピー(複写機でコピーをとった写し)であっても認証します。
◆サイン証明のとき:
発給・返却分は肉筆署名入りの原本をご提出ください。当商工会議所控え分は、フォトコピー(複写機でコピーをとった写し)でも構いません。
ただし、サイン証明様式1と様式3は当商工会議所控え分も含めて当商工会議所の指定用紙(原本)をご使用ください。
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Q4. 証明用紙や貿易登録専用用紙等はどこで買うことができますか(受け取れますか)?金額はいくらですか?

証明用紙は証明センターの窓口で販売しています。「証明用紙購入申込書」(証明センター内に備え付け)に必要事項を記入し、証明センター内の自動券売機にて「証明用紙引換券」を購入のうえ、返却カウンターへご提出ください。
用紙代は、原産地証明用紙(100枚綴り)が620円、原産地証明用紙(500枚)が2,830円、サイン証明用紙様式1及び様式3(50枚綴り)はそれぞれ510円です。全て税込金額です。
なお、当商工会議所に貿易登録をされている方に限り、原産地証明用紙(普通紙)を1箱単位(500枚×4束)で購入(FAXで注文し、直接配送)することができます。

貿易登録のための専用用紙は無料で配付していますので、証明センター窓口にてお申し付けください。東京23区内にある各支部での配付や郵送は行っておりません。
ただし、当商工会議所の会員(または、会員加入を希望している事業者)であれば、会員限定の郵送サービスの用意があります。

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Q5. 証明センター内で印刷(プリント)はできますか?

証明センターには有料コピー機(複写機)及びタイプライターを設置しておりますので、印刷はできます。パソコンやUSB等を接続してコピー機から印刷することはできませんので、ご注意ください。

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③各種手数料

Q1. 各証明手数料はいつ、どのように支払いますか?

貿易登録料は登録時のお支払ですが、証明書発給にかかる手数料は申請書類の受付時ではなく、証明書の発給時のお支払いとなります。証明センター内の自動販売機にて現金で証明書引換クーポン券を必要枚数ご購入のうえ、発給時に、申請受付時にお渡しした証明依頼書の控えとともにご提出ください。銀行振り込み、クレジットカードでのお支払いはできません。
国内関係証明(和文の証明書)の証明料はクーポン券ではなく、現金にて証明書の発給時に窓口(返却カウンター)でお支払いいただきます。

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Q2. 貿易登録の手続きにかかる手数料がいくらか教えてください。

貿易登録料(2年間有効)は、会員:¥0、非会員¥16,200(消費税込)です。
申請企業が当商工会議所の会員として加入している場合には貿易登録料の優待があります。
会員加入をご検討の方は、お問い合わせください。

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Q3. 貿易登録手数料や各種証明手数料がいくらか教えてください。

申請企業が当商工会議所の会員として加入している場合には各種証明手数料の優待があります。費用は全て消費税込の料金です。
貿易関係証明(原産地証明・インボイス証明・サイン証明・会員証明・日本法人証明)については、1件の申請で5部まで発給することができ、1件当たりの料金は、会員:¥1,080、非会員:¥3,240です。申請時には必要部数(1~5部)に加えて、必ず当商工会議所控えを1部ご提出ください。
※営業証明(英文)は、会員:¥2,160、非会員:¥6,480です。
会員加入をご検討の方は、お問い合わせください。

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Q4. 国内関係証明(和文での証明)の証明手続きにかかる費用を教えてください。

国内関係証明(和文での証明書発行)の証明手数料は以下の通りです。
1件の申請で5部まで発給することができます。費用は全て消費税込の料金です。
なお、国内関係証明(和文の証明書)の証明料はクーポン券ではなく、現金にて証明書の発給時に窓口(返却カウンター)でお支払いいただきます。
会員証明は、¥1,080
営業証明は、会員:¥2,160、非会員:¥6,480
所在地証明は、会員:¥2,160、非会員:¥6,480
同一法人証明は、会員:¥22,680、非会員¥68,040
商標・サービスマーク使用証明は、会員:¥22,680、非会員¥68,040
商標・サービスマーク周知証明は、会員:¥22,680、非会員¥68,040
東京商工会議所の会員は証明料の優待があります。会員加入をご検討の方は、お問い合わせください。

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Q5. 貿易登録手数料や各種証明手数料の消費税の取扱いについて教えてください。

手数料は全て消費税込の料金です。
消費税の課税対象は、国内において事業者が事業として対価を得て行う資産の譲渡、貸付け及び役務の提供と外国貨物の輸入となっています。東京商工会議所は事業者であり、証明料は、原産地証明書等の各種貿易関係証明発給の対価としての手数料ですので、消費税の課税対象となっています。同様に、貿易登録手数料も、申請企業の実態を把握するために提出いただく書類の確認の対価としての手数料ですので、消費税の課税対象となっています。
なお、日本商工会議所が指定発給機関として発給している特定原産地証明書の発給手数料は、取扱いが異なっていますので、ご注意ください。

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④書類の訂正

Q1. 認証をうけた書類に間違いがあった場合には、どうすればよいですか?

申請時には真正なものを確認のうえ申請するのが原則であり、認証後の訂正はできません。
従って、再申請が原則となりますが、原産地証明書における原産国の間違い等、間違いにより何らかの事故の発生の恐れがある場合、もしくはそれが発生した場合においては、その処理について速やかに当商工会議所に報告する義務があります。
ただし、使用前の原産地証明書についてのみ、認証後の訂正ができる場合があります。インボイス証明及びサイン証明については認証後の訂正は一切受け付けることができません。

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Q2. 申請中の書類について発給を受ける前に訂正すべき内容があることが明らかになった場合には、どうすればよいですか?

申請にあたり、申請者は、商工会議所原産地証明書等貿易関係書類認証規定に基づき、提出書類の記載内容が全て真実かつ正確であることを誓約しており、正しい内容で申請していただくことが原則となっています。
発給前に間違いが発覚した場合は、申請受付時に渡した証明依頼書の控えをお手元に用意し、下記宛に速やかにご連絡ください。証明依頼書に記載された申請番号(左上に印字されている数字4桁あるいは手書き記入文字)、受付日時等により書類を特定しますので、証明依頼書控えをもってご連絡いただく必要があります(インボイス番号等での対応は致しかねます)。
窓口でのキャンセル手続きは書類の返却(発給)時刻以降に、返却カウンターに証明依頼書の控えを提出することで完了となります。キャンセルに手数料はかかりませんので、必ず証明依頼書控えを窓口(返却カウンター)に提出してください。申請書類は、電話連絡の時点で認証作業前であれば返却が可能ですが、認証作業済みの場合には返却できません。
連絡先:03-3283-7610、平日9:00〜12:00/ 13:00〜17:00

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⑤申請書類の相談

Q1. 申請前に各種貿易関係書類の内容を確認してもらえますか?

事前内容確認(事前審査)は承っておりません。貿易関係証明の申請書類については、個別の相談(要予約)にてご質問を受けることはできます。個別相談は毎週月曜日・火曜日・木曜日の9:30~15:00(12:00~13:00と年度末や祝前日等混雑時を除く)に予約可能ですので、前もって電話または証明センター窓口でお申込みください。
なお、電話での問い合わせや個別相談をもって、内容確認済として認証を約束することはできません。

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Q2. 直接話をしたいのですが、個別での相談はできますか?

個別相談は予約制にて、毎週月曜日・火曜日・木曜日の9:30~15:00(12:00~13:00と年度末や祝前日等混雑時を除く)に承ります。事前に、電話(03-3283-7610)または証明センター窓口でお申込みください。

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Q3. 原産地証明書の申請が初めてなのですが、作成方法について話を聞くことはできますか?
原産地証明書作成要領説明会とは何ですか?

非特恵の原産地証明書を初めて作成される方を対象に『原産地証明書作成要領説明会』を、毎週 火曜日・木曜日の15:00~16:00(年度末や祝前日等混雑時を除く)に定期開催しております。
各回定員5名の予約制となりますので、前日までに電話または証明センター窓口でお申込みのうえ、当日は自社で輸出時に使用している(過去の)コマーシャルインボイスをご持参ください。本説明会への参加は、証明申請にあたっての必須要件ではありません。
なお、本説明会は、非特恵の原産地証明書についてのみの説明となります。
EPA(経済連携協定)に基づく第一種特定原産地証明書についての説明はいたしません。EPAに関するご質問は、EPA相談デスク(電話 03-5219-8877)にお問い合わせください。

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