デジタル活用・DX事例集 vol.13　株式会社MA Solutions　～勤怠管理、ERPシステム等のクラウド活用で生産性向上を実現～

多様化する顧客のITニーズに応える

民間企業や公的機関のアプリケーション開発プロジェクトを支援する株式会社MA Solutions（代表取締役：三上航氏、所在地：台東区上野）は、プロジェクトのフェーズに応じたスキルを有するITエンジニアが各種プロジェクトに参加して、企画から設計・運用などのシステム構築に関連する業務を支援しています。

インターネット利用の多様化やボーダーレスの進展により、ITビジネスは大幅にスピードアップし、その複雑さは大幅に拡大しています。MA Solutionsは、多様化する顧客のニーズに応えるため高度なITスキルを有する企業との協業をはじめ、他業界や海外企業も含めたパートナーシップの構築に努めています。

三上航社長

コロナ禍においてもITを活用しながら生産性向上と業務効率化を実現

＜導入しているITツール＞

テレワーク
システム開発に起因する機密情報を取り扱う社員は、参加するプロジェクトのセキュリティルールに従い就業場所を指定されるケースがほとんどです。コロナ禍以降、エンジニアはプロジェクト現場とテレワークを併用し、複数のエンジニアが交代制で顧客のオフィスに入室するケースが多くなりました。急遽テレワークの導入が進みましたが、ITツールを有効活用することにより業務に支障をきたすことなくテレワークを実現することができました。

勤怠管理

勤怠管理の効率化と正確性向上を実現するため、クラウド勤怠管理システム「ジョブカン」を導入しました。ジョブカンは、スマホを使った就業時間の打刻が可能なため、場所や機会を選ぶことなくスマホで簡単に出退勤の記録ができる点が便利です。そのほか、勤怠データをAPI連携により給与システムに取り込んだり、超過労働や年休取得管理の自動アラートや、過去の勤怠データをダウンロードして人事評価に利用できるなど、様々な機能を搭載している点が便利です。

クラウド型ERPシステム
会計、請求書、給与計算、社会保険、経費精算などのバックオフィス系の基幹業務アプリについては、必要な機能が充実していて各機能間のデータ連携が自動化されており、見やすく使い心地がよい点を理由に「マネーフォワード クラウド」を導入しました。社会保険などの社員の入退社に伴う定例業務も、マネーフォワードクラウドの電子申請機能を使うことにより、そのほとんどをオンラインでスピーディに処理することが可能となり、あわせてペーパーレス化も実現しています。

インターネットバンキング、税務システム
すべての取引金融機関とインターネット・バンキング・サービスを契約しています。また、各種の税務手続についても原則としてe-Tax（国税）とeLTAX（地方税）を活用しているため、銀行窓口に出向く必要は無くなりました。

人事管理システム
人事管理システムはSmartHRを導入しています。SmartHRで社内の人事情報を安全に一元管理しており、その人事データを活かして多くの人事関連のルーティン業務がシステム化され、ペーパーレスが実現しています。

ビジネス用アプリケーション（メール、チャット、ビデオ会議、文書作成、表計算、プレゼン資料作成、ファイル共有など）
社内のビジネスツールはグーグル社のGoogle Workspaceを導入しています。社内で必要なシステムはGoogle Workspaceの各機能で網羅されています。一部の顧客が「Microsoft 365（ワード、エクセル、パワーポイントなど）」を利用しているケースがあるため、必要に応じてエンジニアや営業・企画・管理などのバックオフィスの社員が使用するPCを対象として、マイクロソフト社とサブスク契約（一定期間定額料金で利用する契約）を締結し、アプリケーションを利用しています。

電子契約システム
業務委託契約書や雇用契約書などの契約書類、社内及び一部の取引先との正式な書面のやり取りはDocuSignを利用しています。電子契約システムを活用することでスピーディな書面のやり取りが可能となり、ペーパーレスも実現しました。

適性検査システム
採用候補者や社員の採用面接、入社後のキャリアプラン策定や人材配置に活用するため、リクルート社の適性検査SPI3を活用しています。オンラインで場所を選ばず自宅などで受験し、検査結果をオンラインで即座に確認できます。

＜ITツール導入の効果＞

会社の規模が小さい時期にこのまま成長するとバックオフィスの業務量が増大すると思い、一定のコストを掛けながらクラウド型の各種ITツールを早期に導入することを決めました。業容拡大に伴い社員数と業務量は増加していますが、その規模の拡大と比べてバックオフィス業務量の増え幅が少ない点がITツール導入の効果です。

業務をシステム化することにより、紙（書類）の大幅な削減が実現できました。保管場所も大幅に削減することができたため、オフィスの限られたスペースの有効活用も可能になりました。

クラウド型ITツールの導入によって、端末があればどこでも業務遂行が可能となり、テレワークの円滑な導入につながりました。

社員の平均年齢が低く、PCやスマホ操作に苦労するケースが少ないため、社員にマニュアルを手交しておくだけでITツールの活用が自ずと浸透していきます。

また、ITツールの導入によって社員から便利になったという声が多く寄せられ、モチベーションの向上や働き方の改革につながっています。

人材の確保が今後の課題

ITスキルを有する専門人材の採用については、中途採用では即戦力となるスキルを持った人材を確保することがとても難しく、専門学校や高校からの新卒採用に力を入れています。

専門教材を活用したオンライン学習などの研修制度を充実させることによって、既存のIT専門人材と比べて遜色ないIT人材を育成しています。

デジタルシフトを考えている経営者の皆さまへ

IIT導入時の注意点は、自分の担当業務が変わることに対する抵抗感や、それによって自分の仕事がなくなると思い込む社員の先入観を取り除くことが重要です。IT導入によって創出された時間を生産性向上につながる業務に充てる必要性を、社員に説明し続けることが大切ではないでしょうか。

また、大掛かりな業務プロセスを改革する場合、経営者自ら陣頭指揮することが望ましいといえますが、繁忙度や専門知識が必要な点を踏まえると、外部人材の登用が有効です。
あわせて、自社が抱える課題を解決に導いてくれる外部人材を正しく選定できるよう、経営者自身のIT知識も一定程度必要と考えます。（三上社長談）

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