ＩＴを活用して仕事の見える化を図り、従業員満足度と業務効率が向上

広告グラフィックデザイン会社として1983年に設立した株式会社ティル。創業したのは、現在の代表取締役社長でグラフィックデザイナーの塚原大治氏で、今回お話を伺った中村亜弓副社長のお父様です。
中村副社長が、前職の大手電機メーカーを退職して入社したのは1996年。すぐに業務のデジタル化に着手し、これまでにリモートワークの実現や働き方の見直しなどをITによって行ってきました。
着実に成果があがるだけでなく従業員の満足度も向上。ITを活用した取り組みについて中村副社長に伺いました。

データの共有による仕事の見える化を図り、社員の幸せな仕事と生活を実現

従業員は11名。デザイナー8名、校正者2名、コーダー１名（デザイナーがデザインしたサイト等をＷｅｂ上にアップする職種）で、ワンフロアーに全員の机が並べられています。

「“仕事の見える化”は、ずっと必要だと思っていました」と中村副社長。それは、監視をするという意味ではなく、お互いの仕事の見える化によって、個人ではなく会社として仕事に取り組むということでした。

残業の多い業界で、残業を減らしたい・休みを取りやすくしたい、という思いが強く、社員・家族の誕生日を休暇にする制度も作りました。

デザイナーには、自分の作品は自分で完成させたい、人には手を加えられたくないという思いがあります。
「デザイナーの気持ちはよくわかります。でも、顧客あっての仕事では、そうはいかないのもよくあること。急な変更の要望があれば、それに対応しなければなりません。そのとき、絶対に必要なのが情報を共有しておくことです」（中村副社長）

仕事の情報を全員で共有できていれば、たとえ担当者がいなくても、誰かが業務を肩代わりできます。そこでまず決めたのが、進行中の仕事は必ず決められたファイルに残し、進行状況のコメントをつけること、担当者以外の人が修正を加えたときには、直した場所や日付がわかるようにするというルールでした。
そうしておけば、最新のものがどれであるかわかるし、修正依頼にも対応できます。もし元に戻してほしいという要望がきても、履歴を辿ることで対応できます。これは、アナログ管理では難しいことでした。

「すべてのデータをハードディスクで一括管理しています。情報は必ず共有するというルールを徹底したことで、どこで誰が仕事をしていても、また担当者がいなくても、他の者が対応できるようになりました。私は社員に、子どもが熱を出したとか、介護をしている親の具合が悪いとか、そういったことはなるべく共有するようにと言っています。言えば、誰かが助けてくれますから。親の具合が悪いときに『なんで休むんだよ』と言う人はいません。子どもが熱を出してしまったときには、誰かが『私が引き継ぎますから休んでも大丈夫』となります。家族のことを心配しながら、いい仕事はできません。自分自身の、また家族の幸せがあってこそ、生き生きと仕事ができるのだと思います」

このルールが徹底されたことで、社員の働き方が変わり、仕事と生活のバランス（ワーク・ライフ・バランス）も良くなりました。そして、このスタイルに共感する社員がいまも働き続けています。従業員満足度が高くなった証といえるでしょう。

リモートアクセス導入で、残業時間ゼロのまま業務効率キープ

社員の中にはお子さんのいるお母さんが三人いらっしゃり、中村副社長ご自身も結婚され、二人のお子さんを育てられました。
ティルで働きはじめてから産休を取ったこともあり、子育てと仕事の両立のたいへんさを知っています。

「お母さんが働ける環境を整えたいという思いはずっと持ち続けていました。家族のための時間を大切にするためにも、できれば残業はゼロにしたい。そのために、いつでも休めるルール作りだけではなく、自宅でも仕事ができる環境の整備が必要だと思っていました」

自宅に会社と同じ性能のパソコンを揃えるのは現実的ではありませんが、会社のパソコンにアクセスして、自宅のパソコンで操作できれば、自宅にいながら同じレベルの仕事ができるようになります。
いろいろな方法を検討したなかで注目したのは、USBをキーとして使用し操作できるリモートアクセスのサービスでした。
Webで調べてみると無料のお試し期間があることを発見。さっそく数名の社員で、容量の大きなデザインデータでも問題なく作業できるかをテストしたところ、可能であることがわかり導入を決めました。

このサービスでは、自宅のパソコンにUSBキーを差し込み、許可をしないとアクセスができません。中村副社長は毎朝、出社してその作業を行っています。

「私が出社して最初に行う仕事の一つです。このサービスがすぐれているのは、在宅で仕事をしたときの、リモートアクセスをオン・オフにした時刻が残されるところです。自宅での勤務状況が把握できるので、勤怠管理にもなります。会社と自宅と離れていても、“仕事の見える化”ができています」

自宅でのリモートワークに踏み切ったきっかけは、コロナ禍でした。
「通勤による感染リスクは、なんとしても避けたかった。着々と準備していたこともあって、スムーズに対応できてホッとしています」

リモートワークを行いながらも、仕事の見える化を徹底することで残業時間はほぼゼロのまま、業務効率は低下することなくキープ出来ています。
出社が少なくなったことで、光熱費などの事務所経費も削減しました。感染リスクも回避できているので、順調に移行できたといえるでしょう。

活用できるITを知るには、詳しい人に聞くのが一番！

電機メーカーにいたからIT系には強いと思われがちですが、わからないことはたくさんありますと中村副社長。
まったく知識のなかったデザインソフトを習得するために前職勤務時代に一年間土日に学校に通い学習。これからは、ユニバーサルデザイン（ＵＤ：障害の有無・度合いに関わらず、できるだけ多くの人が利用できるようなデザイン）が必要となると思えば、勉強して2016年にUCDA検定を取得。Webのデザイン・制作をする上では欠かせない、検索を上げるにはどうするかを知るために、WEBマーケティングを2019年に一年間学ぶなど、学習意欲は尽きません。

リモートワークに必要なパソコンや社員にスマートフォンを支給したいと思ったときには、支援サービスや助成金の情報を収集しました。
情報源は、インターネットやメールマガジン、地元の信用金庫の担当者からなど、デジタルとアナログとこだわることはありません。

「私、とてもメモ魔なんです。気になること、役立ちそうだなと思ったことはなんでもメモに残しておきます。すぐに利用するものばかりではありませんが、何かやりたいことがあったときに、そういえばあれが役立つかもと思ってよく振り返ります。情報は見るだけでは詳細がわかりませんから、詳しい人に聞きに行く、わからないことは学びに行くようにしています。特にIT系は変化が速いので、詳しい人に聞くのが一番です。こんなことをしたい、こんなことに困っているのだけれど、ITを使って何とかならないかと相談すれば、必ずヒントはもらえます」

日々進化するIT技術。わからないからと立ち止まっているのではなく、アクションを起こすことで思いもよらぬ新たな道が開けるきっかけになります。

ＩＴ活用 その後の効果・新たな取り組みは （2022年9月取材）

テレワークの効果と見えてきた課題への対応

テレワークが進展して常時3割程度の出社割合となっていることから、執務フロアを半分にしました。その際に、併せて大量の溜めていた紙類などを「断捨離」しました。デザイン制作という同社の業務の特性上、印刷物が多かったのですが、これを機に不要なものは廃棄し、普段使用しないものは外部倉庫を利用することとして、トータルで賃料等の固定費の大幅な削減に成功しています。

在宅勤務により子育て、介護の負担が軽減され社員の満足度は大幅に向上した一方で課題も見えてきました。一つは孤独感・孤立感への対応です。デザイナーの場合、良いアイデアが浮かばないとプレッシャーを感じてしまうこともあり、特に一人暮らしの社員の場合は精神的に追い込まれることがないように丁寧なケアが必要ということです。

そこで同社ではビジネスチャットアプリ（Chatwork）を導入して、スケジュール・タスク管理をチャット上で行い、全員がタスクを共有することでお互いをサポートしやすい環境を作り、さらに中村社長自らチャットや電話できめ細かく連絡を取って孤立感を生じさせないよう気を配っています。

もう一つが通信環境の問題です。通信の状態が悪いとオンライン会議や共有サーバへの接続が途絶えてしまうことがときどきあります。そこで同社では、社員の自宅のWi-Fi環境を会社側で整えることも検討されているということです。

さらなる業務削減・ペーパーレス化への取組み

コストや地球環境への配慮という観点からもできる限り紙を削減したいと中村社長は考えています。経理書類については、ソフトでフォーマットを電子化しました。電子署名契約の仕組みについても相手方から求められることも増えており、導入を検討しているとのことです。

ビジネスマッチングサイトを活用して取引先を拡大

最近ではビジネスマッチングサイトを活用して取引先を拡大しています。現在、大企業を中心に広告制作において、企画や撮影などは大手広告代理店に任せつつ、動画・販促物の制作は別の会社にお願いしてコスト削減を図ろうという動きがあります。同社ではこの動きを素早くキャッチし、積極的にビジネスマッチングサイトへ出展することで大企業からの受注を増やしているとのことです。

中村社長は「今は世の中に情報があふれる時代。誰もが簡単に購入したい商品・サービスの情報を入手できる。問題はいかに良質な情報をキャッチできるか。これからもリアル・デジタル双方で積極的な情報収集に努め、これまでの印刷物のデザインはもちろん、動画作成やスマホアプリのデザインなど新しい事業領域に挑戦していきたい。」と語っています。

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