導入企業事例

アドバイザー＆新規人材により
システムを動かす

私は情報収集のために参加していた金融機関主催の販路開拓のセミナーで、講師を務めていた方が実践的な話をしてくれたことに感銘を受け、当社の販路開拓のコンサルティングをお願いしました。中小企業基盤整備機構のアドバイザーでもあったその方からのご紹介で、業務フローの可視化を要望していた当社に適したITのアドバイザーを中小企業基盤整備機構が派遣してくれることになり、2020年から新たな取り組みをスタートさせました。それまでも業務フロー図やドキュメントは一応あるものの、バラバラだったり書き方が統一されていなかったりして、作っても誰も参照してくれていなかったものを、システム化してなんとか活用できるものにしたいと考えていました。毎月2回のペースでブレーンストーミングをしながら形を作っていく流れで、システム化の起点として業務プロセスの可視化・管理することができる「iGrafix」というソフトを選択することに。単に業務フローの可視化だけならお絵かきソフトでもいいですが、その先の管理のしやすさや応用を考えるとこれが最適でした。当社が使用しているサイボウズのソフトにリンクできたり、フォルダに保存されているドキュメントにアクセスできたりとポータルサイトのような形で使うことができたのが決め手でした。
 しかしながら、このソフトを導入したものの、長年会社にいる人間は紙からの脱却ができずチャレンジに尻込みしており、ソフトを使いこなす人材に困っていました。そうしたところへ、人からの紹介で入社してきたのが尾澤です。前職では基幹システムを操作する機会が多かったこと、何よりも新しいソフトに触れられるのが楽しいと破顔して、自らセミナーやレクチャーを受けて勉強して進めてくれました。
 尾澤が入社した2021年7月から、当社の標準的な業務フロー可視化の試験的な取り組みが着実に進められています。「iGrafix」には、業務フローの一つ一つが登録できるようになっており、作業担当者、業務内容、使用する帳票類、使用するシステム、その作業の手順がどこに定義されているかまで全て組み込まれています。また、業務請負フローの一部はサイボウズと大塚商会の「Ryu-jin」という生産管理ソフトにも連携しています。
 社員には1人1 台のタブレットやパソコンを支給し、誰でも使える環境も整備。そこに入社したばかりなのが、当社の「本物を創る」という社風に惹かれたのが志望動機だった皆川です。現在、海外向けのオンラインショップの出荷業務を担当しています。当社では50 カ国以上の海外のお客様との取引がありますが、国や地域ごとの送料やそもそも配送できるのかどうかの確認が必要になるため、まず送料の見積もりを行い、それで承諾が取れたら受注。そこまでの業務フローは「iGrafix」にて行うことができます。その後の出荷対応として、テレワーク中の別の社員が出荷処理の書類を作成し、その書類を実際に出荷する製品に貼付するのは皆川が実施するなど、ITを活用することでテレワークスタッフと出社している社員とのコンビネーションがうまく機能できています。

• 伴走型支援事業により外部からのアドバイザーとともに進めると、スケジュール管理が確実にできて捗る。
• システムは、導入した先の姿（改良や応用）を考えて選ぶ。
• 社内の担当者は、ベテランより、新人でもやる気のある人を。
• システム導入の完成形を待たずに、できるところから進めて実働させていく。