導入企業事例

従業員たちの要望を取り入れ、
カスタマイズしたシステム導入

例年8月は業務がクールダウンする時期なので、そのタイミングで導入しようと計画。まず、営業の従業員に協力してもらい、印刷仕様などの全てのデータをシステム向けに再度入力する作業を２～３カ月で完了させ、それを元に19年8月から営業業務システムをスタートしました。システム業者は、ラベル印刷会社に特化したものを手がけているところを選定したので、業界の業務をよく理解していました。さらに、在庫管理の課題対応やEDI（電子データ交換）などについて、当社の要望を実現できるようカスタマイズしたのが良かったと思います。
 私は商工会議所などが発信している情報を自主的に収集しています。今回の営業業務システムの導入にあたり、知り得た情報の中から東京都中小企業振興公社の助成金を活用することにしました。
 20年11月からは、製造業務システムを導入。営業業務システム導入時に社内のロットナンバーを作り、それを製造に紐付けたので、スムーズな製造の進行管理が可能になりました。システム導入においては、各従業員の業務の進捗状況を全体で共有でき、誰でもすぐに扱えるという点を重視し、どういったシステムが自社にとって最適か検討しました。システム業者からは、各フロアへの二次元バーコード読込装置やPCの設置などを提案されましたが、私は手軽に扱えることにこだわり、Windowsのタブレットを利用することになりました。
 営業業務システムの準備段階の頃から、営業部門の従業員がシステムに対するリクエストを積極的に出してくれました。それらに対応して仕上げたシステムなので、皆が理解して活用できるようになっています。
 製造業務システムを導入した時も、「営業があれだけ活用しているのだから製造も大いに活用したい」と製造部門の従業員が前向きに捉えてくれました。作業日報や予定表をいちいち書かなくても済むようになるなどのメリットも理解してもらえたので、社内全体が協力的で特に研修などもせず、システムを使いながら覚えていくことができました。

• 日頃から幅広い情報収集を心掛け、活用したい情報を得たらすぐに行動。補助金などを上手に活用して費用を確保。
• 自社の業界を理解しているシステム業者に依頼。業務の流れを把握していないと、使いやすくて効率的なシステムは作れない。
• システム導入を事業部門ごとに段階的に進めていくと、それぞれの課題をクリアしながら進められる。
• システム導入は従業員とのコミュニケーションを図りながら、参加意識を持たせて進めていくと良い。