リーダーの時間術

最終回 リーダーの禁句・伝わらない言葉

平成29年3月28日

「時間管理」は、細かくスケジュールを立てるよりも、少し長い目で仕事全体を整理することの方が実は重要です。本連載ではそのための時間管理を紹介します。(全5回)

 リーダーのための時間管理を紹介するこの連載も今回で最終回。今回はリーダーの言葉を考えてみましょう。

 まず、「優先順位」という言葉です。仕事をする上で優先順位を考えることは必要ですが、「優先順位を考えろ」という言葉では真意が伝わりにくいのです。実際の仕事の優先順位には、様々な要素が関係しており、緊急性や重要性といった尺度で判断できないことも多くあります。経験を積むことで判断力は向上しますが、未熟な部下にはまだ理解できません。部下から見れば似たような仕事でも、状況によって優先順位が変わったりするからです。

 ですから、「優先順位を考えろ」といった抽象的な指導ではなく、どれを優先すべきか、具体的に指導することが必要です。第3回で紹介した「タスクを実行日に書く」ことを徹底してもらうと具体的に指導しやすくなります。

 次に気をつけたい言葉は「なるべく早く」のように期限を明確にしない仕事の頼み方です。気心の知れた部下ならともかく、仕事の進め方が未熟な部下には言うべきではありません。

 仕事をうまく進められるようになるには、期限から逆算して考え、進めていく経験を積むことが必要です。たとえ小さな仕事でも、具体的な期限を示して指示することが有効です。

 3つ目に気をつけたいのが「間に合うか?」という質問です。この質問は実はあまり意味がありません。「間に合うか?」と聞かれた部下は、たいてい「大丈夫です」「間に合います」と答えますが、これが当てにならないのです。我が身をふり返ってみれば心当たりがあるかもしれませんが、仕事が少し遅れていても、その遅れを挽回できると思っているうちは「大丈夫です」と答える人が多いです。そのため、挽回が難しい危機的な状況になるまで、リーダーが気づかないこともあります。

 それよりも「いつできる?」「どこまでできた?」と聞く方が、具体的な状況を把握しやすいです。さらに効果的なのは、その仕事を着手すべき時点で問題なく着手できているか確認することです。仕事が遅れる部下は着手が遅いことが多く、この時点で確認する方が具体的な指導につなげやすいです。

 最後に、言葉や態度で「忙しそうに見せてしまう」ことにも気をつけましょう。「上司が忙しそうで相談するのを遠慮してしまう」という部下は意外に多く、それが仕事の遅れにつながることもあります。リーダーは自分の仕事だけでなく、部下の仕事も効率よく進むように配慮すべき立場にあります。そのためにはリーダーはあえて忙しそうに見せないことも必要なのです。


執筆者:ビズアーク 社長 水口和彦

掲載:東商新聞 2016年8月10日号




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