サイン証明

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書類作成上の注意

(1) 日付について

① 当所で証明を取得する書類には、書類作成日付を入れてください。書類の日付は、当所へ申請する日以前の日付でも未来の日付でも構いません。

② 書類の作成日と署名した日付の2つを入れる場合には、署名した日付は書類の作成日以降としてください。

③ 証明日付は当所が証明を行った日となります。過去に遡った日付での証明、未来の日付での証明は一切行いません。

(2) 署名について

下図のように署名欄を作成し、以下の点にご留意のうえ、署名してください。

①会社名

※ 「.」(ピリオド)、「,」(カンマ)、スペースなども含め、当所登録の英文会社名と完全一致する社名を署名の近くに記載してください。レターヘッドに会社名がある場合は省略しても結構です。

署名欄イメージ

②署名

※ 当所に登録のある本人が肉筆で署名してください。Forサイン(代理署名)の書類は受理できません。

※ 当所に登録のある署名と同一にしてください。署名が崩れている場合は受理できません。

※ 当所の控え分(フォト・コピーでも可)を除き全て肉筆で署名してください。

※ 消せるボールペンで書いた署名は受付けられません。

※ サイン証明様式1・見本サイン証明(サイン証明様式3)を使用する場合は当所の控え分も含め全て所定の用紙で作成してください。

※ 同一ページに2つ以上の署名がある場合や当所での証明後に別の署名を入れる予定がある場合、また書類上に商工会議所の証明印を押すスペース(縦7cm, 横10cm)がない場合、サイン証明様式1を使用してください。

※ 署名はアタッチを除く書類の最終ページに記載してください。なお書類が複数ページにわたる場合、最終ページが署名表記のみの書類には証明できません。書類の内容に係わる表記があることが必要です。

※ 文書の最後に署名を記載してください。署名より下に書類の内容に係わる表記は入れられません。

※ 証明の対象となるサインのあるページは必ず裏面を白紙にしてください。(裏面に記載がある場合には認証できません。)

③署名者氏名

※登録された氏名を署名の下にフルネームで記載してください。原則、登録情報との完全一致が必要です。ただし、様式3をのぞくサイン証明ではT.Yamadaのような省略形でも、登録内容と矛盾しない限りにおいては運用上認めます。

④署名者役職

※役職は記載してなくても結構ですが、記載する場合には、登録内容との完全一致が必要です。様式3においては役職を登録している場合は必ず役職を記載する必要があります。ただし、部署名を登録していない場合に、様式3を用いない文書では、登録されている役職名に加えて部署名を入れることも運用上認めます。

⑤社判等の捺印

※署名に加えて社判等の捺印をする場合、以下の条件が満たされなければ認証できません。

・印影がサインにかからないこと

・印影の上または下に(COMPANY SEAL)、(CORPORATE SEAL)等注釈を入れること

(3) 書類の宛先

書類には宛て先を記載してください。宛て先を明記できない場合は「To whom it may concern」と記載してください。書類に宛先を入れない(入れられない)理由がある場合には入れなくても構いません。

(4) 使用言語

英語以外の言語により作成されている場合には記載内容確認のため、日本語翻訳文の提出をお願いすることがあります。当所では運用上、英・仏・西・伊・ポルトガル語によるサイン証明書類の申請をお受けしています。ただし、取引先等の要求により、中国語、韓国語、アラビア語等の言語を表記する必要がある場合には、必ず英語を併記してください。

(5) 当所の証明印を押すスペースと様式について

①サイン証明を取得する場合、書類上の署名の横または下部に当所の証明印を押すスペース(縦7cm、横 10cm)が必要です。このスペースがある場合は、書類に直接証明印を押印致します。

②次の場合はサイン証明様式1の使用が必要です。

(a) 書類上に商工会議所の証明印を押すスペースがない場合

(b) 同一ページに2つ以上の署名があり、そのうちの特定の署名または複数の署名の証明が必要な場合

(c) 証明取得後、同一ページに別の署名が入ることが予定されている場合

(6) 申請書類別の留意点

①輸出者・製造業者作成の
原産地証明

輸出者や製造業者が作成する私製の原産地証明に関しては、次の点にご注意ください。

a) 証明を行う期間は、当所発行の原産地証明書同様、船積み日から1年以内とします。船積み日から1年以内ではあっても6ヶ月を超える期間が経過している場合には理由書等の書類の提出が必要です。原産地証明書の申請時期を参照ください。

b) 商品名の記載はHSコード(国際貿易商品の名称および分類を世界的に統一する目的のために作られた6桁のコード番号)6桁に相当する一般的な商品名と具体的な数量の記載が必要です。
HSコードについて

c) 商工会議所発行の原産地証明書に酷似した書式の使用はご遠慮ください。日本国内の商工会議所発行の原産地証明書は全国同一書式にて発給しています。第三者からの誤解を避けるためにも、発行者が明確に商工会議所ではないことがわかるような書式での作成をお願いします。(酷似書式と判断した場合には認証をお断りすることがあります。)

d) CERTIFICATEとして適切な文言の記載をお願いします。発行者の署名部分に文言を記載する場合には“輸出者の宣誓文言(Declaration by the Exporter)”ではなく、“Certification”など、証明書表題と統一のとれた表現にしてください。

e) 商工会議所の原産地証明書書式と同様に「Print ORIGINAL or COPY」欄を設けている場合には、正本・副本の混同がなく、認証後の追記予定もないことを確認できるよう、必ず「ORIGINAL」であることを明記してください。(「COPY」への認証を希望される際には、事情の確認をさせていただきます。)

②公証人の
証明を受けた書類

私文書であっても、すでに公証人の証明を受けた書類につきましては、当所では証明できません。外務省領事局政策課領事サービス室証明班で証明を受けてください。商工会議所と公証人両方の証明が必要な場合には、予めご相談ください。

③官公庁等が
発行した書類

官公庁等公的機関発行の公文書については、たとえ、申請者が自己宣誓書等のカバーレターを作成し、当該公文書に添付するような書類形式であっても、当所では証明できません。公文書については公証人、または外務省領事局政策課領事サービス室証明班で証明を受けてください。

④民間機関、
他社の発行した書類

民間機関や海外取引先を含む他社が発行した書類の場合は、申請者が別途自己宣誓書等のカバーレターを作成し、申請してください。カバーレターに記載された署名を証明します。当該書類を添付する形であっても、カバーレターに民間機関や、他社の署名を書き加えた場合には証明できません。

⑤渡航VISAのための
会社推薦状

渡航VISA取得のための会社推薦状は、渡航予定日が書類作成日より後であることが必要です。渡航時期が未記入の場合には証明できません。

⑥契約書

契約書に当所の証明を受ける場合は、契約が終了していないことが必要です。また、契約書の条項に「上記内容について商工会議所が保証する」、「契約内容に紛争が生じた場合には商工会議所が責任を持って仲裁する」といった内容の記載は認められません。