サイン証明：書類の要件を確認する①共通

サイン証明は、申請者の任意の書式に記載された署名に対する認証ですが、認証を受けるためには、書類の要件①共通、②申請書類別に記載された要件をいずれも満たしている必要があります。

1. 書類の発行者・申請者について

サイン証明は、認証を受ける書類の発行者自身が申請者となります。
他社の発行した書類に発行者以外が署名し、証明申請することはできません。

①民間機関や海外取引先を含む他社が発行した書類の場合は、申請者が別途自己宣誓書等のカバーレターを作成し、申請してください。カバーレターに記載された署名のみを証明します。ただし、カバーレターに申請者以外の署名が入っている場合には認証できません
②官公庁等公的機関発行の公文書については、たとえ、申請者が自己宣誓書等のカバーレターを作成し、当該公文書に添付するような書類形式であっても、当所では証明できません。公文書については公証人、または外務省領事局領事サービスセンター(証明班)で証明を受けてください。
③すでに公証人の証明を受けた書類については、当所では証明できません。外務省領事局外務省領事局領事サービスセンター(証明班)で証明を受けてください。商工会議所と公証人双方の証明が必要な場合には、あらかじめご相談ください。
④「Consortium」名義での申請をされる場合は所定の手続きが必要です。事前に証明センターまでご相談ください。

2. 日付について

当所で証明を取得する書類には、書類作成日付を入れてください。
書類の日付は、当所へ申請する日以前の日付でも未来の日付でも構いません。

①書類の作成日と署名した日付の2つを入れる場合には、署名した日付は書類の作成日以降としてください。
②証明日付は当所が証明を行った日となります。過去に遡った日付での証明、未来の日付での証明は一切行いません。

3. 署名について

下図のように署名欄を作成し、以下の点にご留意のうえ、署名してください。

①会社名
「.」（ピリオド）、「,」（カンマ）、スペースなども含め、当所登録の英文会社名と完全一致する社名を署名の近くにタイプライターまたはワープロ、コンピュータによる印字にて記載してください。レターヘッドに会社名がある場合は省略しても結構です。
②署名
- 当所に登録のある本人が、全通に肉筆で署名してください。Forサイン（代理署名）の書類は受理できません。
- 当所に登録のある署名と同一にしてください。署名が崩れている場合は受理できません。
- 消せるボールペンで書いた署名は受付けられません。
- 署名はアタッチシートを除く書類の最終ページ、最後尾に記載してください。署名より下に書類の内容に関わる記述がある場合は認証できません。また書類が複数ページにわたる場合で、最終ページに内容の記載がなく署名のみとなっている書類についても認証できません。
- 同一ページに２つ以上の署名があり、そのうちの特定の署名に対して証明が必要な場合には、サイン証明様式1を添付してください。複数の署名に対して証明が必要な場合には、署名毎に様式1の添付が必要です。後述の「書類の要件を確認する②申請書類別」内、「サイン証明様式1」をご参照いただき、作成してください。
- 証明取得後、同一ページに別の署名が入ることが予定されている場合は、サイン証明様式1を添付してご申請ください。後述の「書類の要件を確認する②申請書類別」内、「サイン証明様式1」をご参照ください。
③署名者氏名
署名の下部に署名者の氏名を、当所の貿易登録どおりに、タイプライターまたはワープロ、コンピュータによる印字にて記載してください。原則、登録情報との完全一致が必要です。
ただし、サイン証明様式３をのぞくサイン証明では、T.Yamadaのような省略形でも、登録内容と矛盾しない限りにおいては運用上認めます。
④署名者役職
役職は記載してなくても結構ですが、記載する場合には、登録内容との完全一致が必要です。
サイン証明様式３においては役職を登録している場合は必ず役職を記載する必要があります。
ただし、部署名を登録していない場合、サイン証明様式３を用いない文書では、登録されている役職名に加えて部署名を入れることも運用上認めます。
⑤社判等の捺印
署名に加えて社判等の捺印をする場合、以下の条件が満たされなければ認証できません。
- 印影が署名にかからないこと
- 印影の上または下に(COMPANY SEAL)、(CORPORATE SEAL)等注釈を入れること

4. 書類の宛先について

書類には宛て先を記載してください。宛て先を明記できない場合は「To whom it may concern」と記載してください。書類に宛先を入れない（入れられない）理由がある場合には入れなくても構いません。

5. 使用言語について

当所では運用上、英・仏・西・伊・ポルトガル語によるサイン証明書類の申請をお受けしています。
ただし、取引先等の要求により、中国語、韓国語、アラビア語等の言語を表記する必要がある場合には、必ずすべての内容に対して英語訳を併記してください。英語訳されていない内容の記載がある書類は認証できません。また、英語以外の言語により作成されている場合には記載内容確認のため、日本語翻訳文の提出をお願いすることがあります。

6. 当所の証明印を押すスペースについて

サイン証明には、書類上の署名の横または下部に当所の証明印を押すスペース（縦7cm、横10cm）が必要です。このスペースがある場合は、書類に直接証明印を押印致します。書類上に商工会議所の証明印を押すスペースがない場合は、サイン証明様式1を添付し、ご申請ください。後述の「書類の要件を確認する②申請書類別」内、「サイン証明様式1」をご参照ください

7. 書類の内容について

①商工会議所に関わる内容の記載がある場合は認証できません。
当所の会員であることを証明することが必要な場合は、会員証明をご利用ください。
(例)「わが社は商工会議所の会員である」、「この内容について商工会議所が保証する」等
②公序良俗に反する内容、ならびに内容が首尾一貫しないものは認証できません。
(例)表題と内容が異なる、「As per attached ...」とありながら添付書類がない、等。

以上のほか、審査で内容が不適切と判断された場合には、認証をお断りする場合があります。

8. 書類の訂正について

認証前の訂正については、申請者の訂正印を押してください。

修正テープ・修正液を使用された場合は認証できません。

認証後の訂正は一切受け付けておりません。

9. 書類の体裁について

証明の対象となる署名のあるページは必ず裏面を白紙にしてください。裏面に記載がある場合には認証できません。

署名のある頁以外の文書の印刷体裁については申請者の任意となりますが、受付等の事務手続きならびに認証判断の都合上、全て片面印刷の書類での申請を推奨しています。