リーダーの時間術

第2回 3つの「ムダな残業」を削減する

平成29年3月7日

「時間管理」は、細かくスケジュールを立てるよりも、少し長い目で仕事全体を整理することの方が実は重要です。本連載ではそのための時間管理を紹介します。(全5回)

 時間管理とは時間の使い方を計画し、実行し、ふり返ることを指しますが、ただ計画通りに行動できるだけでなく、残業を減らすためにも役立ちます。今回は減らせる残業、つまりムダな残業の典型的なものを3つ紹介します。

 1つ目は「つきあい残業」です。言葉通りに「自分だけ先に帰りにくい」という理由で、ついやってしまう残業です。

 つきあい残業は職場の雰囲気や習慣が作るものであり、お互いが被害者でもあり加害者でもあります。たとえば「上司より先に帰りにくい」部下と「部下より先に帰りにくい」上司が同じ職場にいると想像してみてください。残業が長くなって当然ですよね。

 「つきあい残業」を減らすには、職場の意識を変えることが必要です。特に有効なのは、上司が率先して早く帰ることです。週に1回、あるいは月に1回でも、上司が定時で帰る姿を見せれば、部下の意識も変わってきます。

 また、各自が「今日やるべきこと」を自覚し、「○時には終わらせよう」と意識することも有効です。朝礼で「今日の残業時間」を宣言してもらうだけでも意識づけの効果はありますし、さらに時間管理、特にタスクの管理がうまくできるようになると理想的です。

 2つ目のムダな残業は「なりゆき残業」です。仕事の進め方が計画的でなく、「なりゆき任せ」なために起こる残業です。たとえば、期限が迫ってきてからあわてる、長時間残業しないと間に合わない、といった人は要注意です。

 「なりゆき残業」を減らすには、それぞれの仕事を「期限までにやろう」と考えるのではなく、「いつ実行できるか」と考えることが重要です。詳しくは次回紹介しますが、タスクはただ書きとめるのではなく「実行日」に書くのがおすすめです。それによって「何を」「いつ」やるべきか判断しやすくなり、行動が計画的、効率的になります。

 3つ目のムダな残業は「残業から本気」です。定時までの間は電話がかかってきたり、誰かが相談に来たりで集中できない。だから大事な仕事は残業時間に回す。「残業からが自分の仕事」という感じです。慢性的に残業が長い人に多く、リーダーにも多いです。

 「残業から本気」を減らすには「部下に任せるものは任せる」「集中するための時間帯を確保する」「会議を減らす、短縮する」といった工夫や改善を重ねていくことが必要です。

 前回紹介したように、リーダーが「タスクに使える時間」は思ったより少ないのが普通です。タスクを整理したり、使える時間を明確にすることも貴重な時間を活用するために有効です。次回はその方法を紹介しましょう。


執筆者:ビズアーク 社長 水口和彦

掲載:東商新聞 2016年5月10日号




入会のご案内

東商学生サイト

職員採用のご案内

東商 社長ネット

東商プロモーションムービー

中小企業向けBCPマニュアル

声かけ・サポート運動

ザ・ビジネスモール

「売りたい!」「買いたい!」を無料でPR。商品やサービスを登録して、販路開拓に!

ザ・ビジネスモールへ

福利厚生制度の充実

宿泊・レジャー等50,000以上のメニューを割引!

CLUB CCIへ

共済

医療・がん・労災などスケールメリットを活かした割引料金で大きな保障・ワイドな安心

共済へ

各種証明の発行

原産地証明、インボイス証明、サイン証明など各種証明を発行しています。

各種証明の発行

女性会

青年部

施策・支援情報 都・区など中小企業のお知らせ