リーダーの時間術

第1回 時間管理とは?

平成29年2月28日

「時間管理」は、細かくスケジュールを立てるよりも、少し長い目で仕事全体を整理することの方が実は重要です。本連載ではそのための時間管理を紹介します。(全5回)

 「時間管理」という言葉を聞くと、細かくスケジュールを立てて、スケジュール通りに行動することだとイメージする人が多いと思います。しかし、現実には、当初予定していなかった仕事が出てくることも多いので、スケジュール通り行動することにこだわると、かえってうまくいきません。細かくスケジュールを立てるよりも、少し長い目で仕事全体を整理することの方が、実は重要なのです。本連載ではそのための時間管理を紹介していきます。

 そもそも時間管理とは「時間の使い方」を計画し、実行し、ふり返る一連の手法を指しますが、うまく計画、実行していくためには、仕事のタイプごとに適切に対処することが必要です。

 時間管理では、仕事を3つのタイプに分けて対処します。1つめは時刻が指定されている仕事、いわゆるアポイントメントです。決まった時刻に行う会議や面談、出張などが該当します。

 2つめは時刻が決まっていない仕事であるタスクです。デスクワークの多くはこのタスクです。期限はあっても実行する時刻は自由で、自由だからこそ難しさもあります。「自分の仕事が進まない」と感じるときの「自分の仕事」がこのタスクです。

 3つめは予定外の仕事です。問い合わせに対応したり、部下から相談を受けたり、トラブルに対応するなどの仕事です。この仕事は事前に計画できませんから、その場その場で対処します。私たちは誰でも、これら3つの仕事に時間を使っているのです。

 ところで、あなたは自分のタスクにかけられる時間がどれだけあると思いますか?労働時間の何割くらいあるか、考えてみてください。

 実は、タスクに使える時間の比率は立場によって大きく変わります。経験の浅い新任者は労働時間の8割程度をタスクに使っていることが多いのに対して、中堅になるとアポイントメントや予定外の仕事が増え、タスクに使える時間は労働時間の5割程度まで減ります。リーダーになるとさらに減り、3割程度の人が多く、2割に満たない人も少なくありません。

 このように、タスクに使える時間は徐々に減っていくのが普通ですが、実際に時間を集計するまではそれを自覚していない人がほとんどです。そのせいで、部下に任せるべきタスクまで抱え込み、残業が長くなってしまうリーダーが多いのです。

 この連載では、この貴重な時間を有効に活用するために、そして部下にうまく仕事を進めてもらうためにも役立つ手法を紹介していきます。ぜひ活用してみてください。


執筆者:ビズアーク 社長 水口和彦

掲載:東商新聞 2016年4月10日号




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